Winst is gevaarlijk voor iedere onderneming, dus ook voor een boekhoud- of administratiekantoor. In goede tijden ontstaat namelijk verspilling en dat blijft zolang het betaalbaar is. Winst is daarom ook de slaappil van de toekomst. Lees verder.

Veel van wat je dagelijks doet als boekhouder of belastingkundige kan sneller, eenvoudiger of is zelfs volstrekt overbodig. Noemen we dat verspilling? Wat is dat eigenlijk? Het begrip is toch ook een beetje subjectief. Wat voor de een verspilling is, hoeft niet noodzakelijkerwijs door de ander als verspilling te worden ervaren.

Wat wij verspilling vinden.

Twee eenvoudige voorbeelden van hoe verschillend wij tegen verspilling aankijken

• Het printen van documenten is rationeel gezien niet nodig. Toch ligt menig kantoor vol met papier en ratelen de printers.
• Het maken van jaarverslagen - anders dan het aangifte formaat - is veelal overbodig. Toch is het maken van old school jaarverslagen voor menig kantoor een verdienmodel.

Generaal genomen zie ik verspilling als alles wat je doet, wat geen klantwaarde toevoegt.  

Hoe ontstaat verspilling?

Zolang het betaalbaar is, en in goede tijden, tolereren ondernemers - dus ook boekhouders - verspilling. Daarom noem ik het de ‘slaappil van de toekomst.’ Wij denken dat alles wel goed zal zijn. Echter, pas als we de negatieve gevolgen merken, als we pijn hebben, dan komen we in actie. Meestal als het bijna te laat is.

Evengoed is het dan nog steeds mogelijk om verspilling tegen te gaan, door:

• Fors in de kosten te snijden
• Werkmethodes aan te passen
• Meer te werken vanuit het klantperspectief

Focus op kleine verspillingen

Tip hierbij is: stop niet alle energie in het oplossen van één 'grote' verspilling. Het voorkomen van vele kleintjes is eenvoudiger. Bovendien resulteert het in meer motivatie en daadkracht om ook die 'grote' aan te pakken.

Stel jezelf de waarom-vraag!

Om de verspilling in jouw organisatie te ontdekken is het belangrijk dat je jezelf, en de organisatie, in de spiegel durft te kijken. Vraag je af waarom je dingen doet. Stel jezelf bij elke (proces)stap die je neemt de waarom-vraag? Waarom doen wij dit? Een paar verwachte redenen kan ik je wel geven:

• Jouw organisatie doet het altijd zo
• De administratiestraat is zo ingericht
• Ons ERP/CRM systeem is zo ingericht
• Het moet van ons kwaliteitshandboek of managementsysteem

Een goed verstaander ziet dat hier al veel te winnen valt.

Voegt het klantwaarde toe? Doe het. Is het verspilling? Laat het.

Een mooi uitgangspunt om verspilling te voorkomen en tegelijk klantwaarde te creëren is bij alles wat je doet te bedenken of je klant hier blij van zou worden.

Resumerend

• In elke organisatie komt verspilling voor

• Door de waarom-vraag te stellen blijf je alert op het bestaan/ontstaan van verspilling

• Besef dat met dezelfde moeite het ook in één keer goed kan

Hoeveel verspilling kan jij voorkomen? 

Met regelmaat schrijven wij nieuwe blogs. Wil je op de hoogte blijven abonneer je dan op deze site.